Lập Vi Bằng Doanh Nghiệp – Ghi Nhận Sự Kiện, Cuộc Họp Quan Trọng

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường tổ chức các cuộc họp quan trọng như: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị (đối với Công ty cổ phần), Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH), Hội đồng kỷ luật lao động hoặc các cuộc họp nội bộ khác để thông qua những quyết sách có ảnh hưởng lớn đến hoạt động và định hướng phát triển công ty.

Đây là những sự kiện quan trọng, tiềm ẩn nguy cơ phát sinh tranh chấp giữa cổ đông, thành viên góp vốn hoặc các bên liên quan. Vì vậy, lập vi bằng doanh nghiệp để ghi nhận khách quan, đầy đủ diễn biến cuộc họp là giải pháp pháp lý cần thiết.

Vì sao nên lập vi bằng cuộc họp doanh nghiệp?

Vi bằng do Thừa phát lại lập có giá trị ghi nhận sự kiện, hành vi thực tế diễn ra tại thời điểm xác lập. Đối với các cuộc họp doanh nghiệp, vi bằng cuộc họp giúp:

• Ghi nhận đầy đủ trình tự, thủ tục tổ chức cuộc họp

• Xác nhận thành phần tham dự, tỷ lệ biểu quyết

• Ghi nhận nội dung phát biểu, biểu quyết và kết quả thông qua

• Hạn chế rủi ro tranh chấp về sau

• Là nguồn chứng cứ khi giải quyết tranh chấp tại Tòa án (nếu phát sinh)

Trước khi cuộc họp diễn ra, Thừa phát lại có thể tư vấn cho doanh nghiệp về các thủ tục cần tuân thủ theo quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp lệ về hình thức và nội dung.

Trong quá trình họp, Thừa phát lại sẽ trực tiếp chứng kiến và lập vi bằng ghi nhận toàn bộ diễn biến cuộc họp, từ khâu tiếp nhận thành viên, khách mời, khai mạc, nội dung thảo luận, biểu quyết cho đến khi kết thúc.

Các loại vi bằng doanh nghiệp phổ biến

1. Lập vi bằng ghi nhận cuộc họp

• Đại hội đồng cổ đông

• Họp Hội đồng quản trị

• Họp Hội đồng thành viên

• Họp Hội đồng kỷ luật lao động

• Các cuộc họp nội bộ quan trọng khác

Vi bằng ghi nhận khách quan, chi tiết các hành vi, sự kiện thực tế diễn ra trong suốt quá trình tổ chức.

2. Lập vi bằng ghi nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu

• Bàn giao hồ sơ khi chuyển nhượng doanh nghiệp

• Bàn giao công việc giữa các cá nhân quản lý

• Bàn giao tài sản, con dấu, tài liệu nội bộ

3. Lập vi bằng ghi nhận giao dịch doanh nghiệp

• Ghi nhận việc mua bán, chuyển nhượng cổ phần

• Ghi nhận sáp nhập, tái cấu trúc doanh nghiệp

• Ghi nhận các giao dịch thương mại quan trọng

4. Lập vi bằng ghi nhận sự kiện làm căn cứ phòng ngừa tranh chấp

• Ghi nhận việc thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng

• Ghi nhận hành vi vi phạm thỏa thuận

• Ghi nhận tình trạng tài sản, tài liệu, dữ liệu

Lợi ích của vi bằng doanh nghiệp

✔ Ghi nhận trung thực, khách quan sự kiện thực tế
✔ Tăng tính minh bạch trong hoạt động quản trị
✔ Hạn chế tranh chấp nội bộ
✔ Tạo cơ sở chứng cứ khi cần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp

Vi bằng không thay thế văn bản công chứng hay quyết định nội bộ của doanh nghiệp, nhưng là căn cứ chứng minh quan trọng khi có tranh chấp phát sinh.